Hola a todos, acabamos este
curso con la última tarea propuesta, contestando las siguientes preguntas:
1. Se describe de forma clara el RETO que has abordado.
Somos un grupo de técnicos (INNOVAL), cuyo cometido
principal es la gestión de infraestructuras educativas, que tiene como
misión dotar de un entorno físico adecuado a una parte de la sociedad, en
concreto la comunidad educativa.
Dentro de esta organización, nuestra labor se centra
en la construcción, ampliación y modernización de edificios públicos, desde la
planificación de necesidades de nuevos espacios, hasta que estos espacios se
ponen en uso, una vez construidos y en la gestión de las incidencias que surjan
del uso de los mismos.
Nuestro reto se centra en aprovechar conocimientos,
contactos, plantillas y experiencia en cuanto al desarrollo y resultado de
nuestra actividad diaria.
Para ello desarrollaremos un equipo formado por
personal con experiencia en campos diferentes, el cual servirá para implementar
a través de protocolos y modelos concretos, criterios de intervención que
sirvan para agilizar el proceso de supervisión, tramitación y gestión de
documentación con otras administraciones, evolución de expedientes, etc.
2. Se indica si se ha hecho en colaboración con otras
personas o en solitario.
INNOVAL
Este grupo lo formamos cuatro personas, dos
aparejadores y dos arquitectas que trabajamos como personal técnico para
nuestra empresa.
3. Si se ha realizado en colaboración aparece
explícitamente el enlace al espacio que habéis usado para el encuentro y el
trabajo en equipo
Estamos trabajando de forma
conjunta a través de red interna, reuniones periódicas y publicaciones en
nuestros respectivos blogs, dado que trabajamos todos dentro del mismo centro
de trabajo.
4. Se muestra una sucesión clara de acciones encaminada a
la implantación de la iniciativa (reuniones, consulta de documentación,
encuentros virtuales o presenciales con otros miembros del equipo,...).
Dentro de la organización para afrontar el reto, se
establece la convocatoria de una reunión semanal, establecida para los martes,
con la intención de llevar un seguimiento sobre la implantación y acogida de
las propuestas que establecemos.
En concreto establecemos las siguientes propuestas,
las cuales configuran un complemento al modelo de gestión establecido en
nuestra empresa y cuyo objetivo es el de optimizar determinados procesos, sobre
los que a diario se trabaja:
§ ELABORACIÓN DE INFORMES Y
VALORACION DE NECESIDADES:
Dentro de las competencias atribuidas a nuestra empresa,
se encuentra la de dar respuesta a necesidades de Centros, en concreto nuestra
labor se centra en la detección y valoración de las mismas.
Dado que existe un registro de escritos y necesidades
recibidas por parte de los Centros, entendemos necesario igualmente, que exista
un registro y documentación compartida (planimetría, informes previos, datos de
la composición de los centros, histórico de actuaciones realizadas, resultado
económico de las mismas), todo ello encaminado a acortar los plazos de respuesta
en base a una documentación compartida y centralizada dentro del área técnica.
Por tanto proponemos implantar un modelo de
centralización de datos de Centros por Municipios, accesible para la totalidad
del área técnica.
Dentro de este modelo, y en aras a eficiencia tanto en
tiempo como en recursos, se propone que toda la documentación se encuentre
digitalizada y en una base de datos centralizada en el servidor informático.
Dentro de esta base de datos existirá un histórico de
cada centro donde se concentrarán los siguientes apartados: FOTOS, PLANIMETRÍA,
PROYECTOS, INFORMES TÉCNICOS, NECESIDADES DETECTADAS, ESTUDIO DE EFICIENCIA
ENERGÉTICA de cada edificio, etc.
§ SUPERVISIÓN DE PROYECTOS:
Dentro de las actuaciones que venimos desarrollando en
la empresa, se encuentra la de supervisión de proyectos y documentación
técnica, como oficina de supervisión de proyectos.
Dentro de este apartado de nuestro desempeño
profesional, actualmente la consultoras redactoras de la documentación técnica
se presentan en papel, esta es supervisada y una vez finalizado el informe de
supervisión y subsanadas las deficiencias, vuelve a ser entregado en papel y en
formado digital por parte del redactor del documento técnico. Esto supone en la
práctica, un vaivén de papeles que podría simplificarse con la entrega en
formato digital de la documentación.
Proponemos que todo el proceso sea digital, de tal
forma que hasta una vez acabado este procedimiento se pudiese sellar
digitalmente la supervisión del documento, y de esta forma poder enviar
digitalmente a los distintos organismos, el mismo con visado digital y/o
imprimir las copias que fuesen necesarias.
Entendemos que sería necesaria la implementación de
una Supervisión digital de los proyectos y documentos técnicos que precisen del
mismo, centralizando los mimos en una base de datos, con acceso a toda el área
técnica.
En este apartado, se precisaría formación del personal
y adaptación de herramientas informáticas para poder llevar a cabo esta
supervisión DIGITAL.
§ CENTRO DE DOCUMENTACIÓN:
Toda la documentación técnica y administrativa
relacionada con infraestructuras educativas de la provincia anterior a la
creación de la empresa pública se encuentra en la Delegación Territorial, en el
Archivo.
Gran parte de esta documentación es necesaria para la
gestión habitual de la agencia. Los antecedentes históricos de obras ejecutadas
en los centros, la planimetría de anteriores intervenciones o de la
construcción original, las incidencias surgidas durante la ejecución de obras
…Especialmente la planimetría de la construcción original y obras posteriores
de transformación o reformas, es fundamental para conocer las características
técnicas y constructivas de los centros educativos.
Esta documentación, por su antigüedad, se encuentra en
formato papel.
Además muchos de los centros responden a modelos
estandarizados de los que sólo existe un proyecto técnico tipo adaptado al
terreno concreto de implantación.
La propuesta es crear un fondo documental de
documentación digitalizada con la planimetría existente de todos los centros
educativos de la provincia que sea posible recabar. Para ello es necesario
acceder a los documentos archivados en la Delegación Territorial y gestionar el
escaneo de la documentación en los servicios centrales de la empresa.
Este archivo documental digital sería accesible no
solo a los servicios técnicos de nuestra empresa sino que debería extenderse a
los propios centros educativos, que en un gran porcentaje carecen de datos de
este tipo, incluso en muchos casos útil y necesario para la elaboración del
Plan de Evacuación y Emergencia de cada uno de los centros educativos.
5. Cada una de las acciones que se
especifican presentan algunos de los siguientes elementos:
¿por qué hemos hecho esto?
Las medidas que completan nuestro reto son medidas que
favorecen la agilización de los procesos de resolución de expedientes, en la
medida en la que de una forma total, se permite al libre acceso al trabajo
desarrollado por cada uno de los empleados. Es decir, pretendemos aprovechar la
diversidad en cuanto a experiencia profesional se refiere, teniendo en cuenta
que formamos parte de una empresa que tiene diez años de antigüedad, y que está
formada por personal de muy distinta procedencia profesional y por tanto con
diferente formación y experiencia profesional dentro de un mismo campo.
¿qué hemos conseguido?
Destacamos en este caso que
los objetivos que nos planteamos en nuestro reto, requieren de un trabajo que
nos llevará tiempo por lo que no se pueden completar en cuatro semanas. En
definitiva, a través de este RETO, empezamos un camino que todavía hay que
andar, no obstante os comentamos los pasos dados partiendo de los objetivos
principales:
1.
Proponemos
implantar un modelo de centralización de datos de Centros por Municipios y
centros, accesible para la totalidad del área técnica.
A partir de las actuaciones
en marcha se está implementando un archivo centralizado recopilando la distinta
información, para poder, con un tratamiento posterior que vamos a implementar,
elaborar una base de datos accesible.
2.
Supervisión
digital de los proyectos y documentos técnicos que precisen del mismo,
centralizando los mimos en una base de datos.
Estamos implementando un
procedimiento que permita, a partir de los proyectos y documentos en gestión
actualmente, facilitar el visado de la documentación en formato digital,
evitando generar copias innecesarias en formato papel, y posibilitando su tramitación “on line” ante
otros organismos, su envió y tratamiento por medios electrónicos, compartirla
como archivos protegidos, etc.
3.
Creación
de un fondo documental de datos técnicos y planimetría de los centros
educativos.
Hemos comenzado por los
procesos en marcha dentro de la programación de tareas de la oficina; así,
conforme se cierra una tarea (obra programada, actuación en un centro, informe
sobre necesidades, programa de necesidades para una actuación concreta…) se
completa la documentación incorporando toda la información en un único fichero
que posteriormente formará parte de la base de datos documental de centro.
¿ha sido efectiva?, ¿cómo
podría haber tenido más éxito?
Todavía es pronto para
obtener resultados, no obstante pensamos que resultará muy efectivo. Se
necesita más tiempo para alcanzar los objetivos propuestos, así como la
colaboración más amplia del equipo y otros organismos relacionados con nuestro
trabajo.
¿qué he aprendido?
En primer lugar saco la
conclusión de la motivación que tenemos en relación con la importancia de
trabajar en equipo. Como punto de partida, el “tener ganas” es fundamental para
implantar cualquier innovación en los sistemas de trabajo.
En segundo lugar, es
importante involucrar al mayor número de personas. En este sentido, tendremos
que ir acompasados con las herramientas informáticas y de innovación que la
empresa ponga a nuestra disposición, de manera que nos permita coordinarnos y
cooperar entre nosotros.
En este mismo sentido, hay
que destacar uno de los principios regidores del funcionamiento de la Administración
Pública: la COOPERACIÓN Y COORDINACIÓN entre administraciones, haciéndolo
extensivo al mayor número de organismos con los que actuamos para agilizar
gestiones.
Además, pienso que la
innovación propuesta facilita la COMUNICACIÓN Y TRANSPARENCIA en los procesos,
ayudando a cada persona a encontrar el sentido del trabajo realizado a diario.
